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Wenn Du Auslandsrechnungen and das SDI sendest, dann hat die Agentur der Einnahmen folgende Einstellungen vorgesehen:

PLZ: z.B.: 06020 (muss 5-stellig sein)
Land: z.B.: DE (muss 2-stellig sein)
Provinz: z.B.: BR für Bayern (oder XX sollte das Kürzel nicht bekannt sein)
Steuernummer: (nicht ausfüllen)
MwSt.-Nr.: z.B. DE123456789 für Betriebe oder 000000000 (9x0) für Privatkunden
Cod. destintario: XXXXXXX

ACHTUNG: Rechnungen an italienische Staatsbürger im Ausland müssen als Auslandsrechnungen behandelt werden. Die Steuernummer wird auf der Rechnung NICHT angeführt.

Sollte die Rechnung abgelehnt werden, muss man die Rechnung stornieren. Hierzu klicke auf Jobs → Beleg→ Rechnung stornieren. Es kann sein, dass die Rechnung nicht storniert wird, da bereits Zahlungen eingetragen sind. Siehe dazu den Punkt Zahlungen stornieren und löschen.

Öffne die Debitoren und suche unter Zahlungen die „falsche“ Zahlung. Markiere die Zahlung und klicke auf Jobs → Zahlung stornieren. Nun können die Zahlungsdaten geändert werden. Um die Zahlung nun auch zu löschen, klicke auf das das Minus-Symbol (-) und lösche die Zahlung. Die Zahlung kann neu eingetragen oder die Rechnung storniert und ausgebessert werden.

Nummernkreise bei Belegen dienen in der Buchhaltung dazu, Belege systematisch und eindeutig zu nummerieren. Jeder Beleg bekommt eine fortlaufende Nummer aus einem bestimmten Nummernkreis, um Ordnung und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Nummernkreise können im shm Profit angepasst werden – z. B. zu Jahresbeginn oder bei gelöschten Belegen. Siehe dazu die Anleitung unter dem Link.

Wurden der Beleg oder einzelne Positionen gelöscht, oder möchtest du den Beleg zu einem früheren Zeitpunkt wiederherstellen? Öffne den betroffenen Beleg und gehe zu: Jobs → Positionsbackup einlesen. Wähle die zuletzt gespeicherte Version aus, um den Beleg auf den gewünschten Zeitpunkt zurückzusetzen.

Im Programm können Preislisten von Lieferanten bequem eingelesen werden. Bitte beachte, dass die Preisliste zuvor von uns freigeschaltet oder angepasst werden muss.

Sobald die Preisliste freigegeben ist, gehe wie folgt vor:

1. Klicke auf Extras → Artikelimport.
2. Wähle den entsprechenden Lieferanten aus und klicke auf Weiter, bis das Programm nach der Datei fragt.
3. Die Preislisten-Datei findest Du im Ordner: C:\Profit\Preislisten
4. Nach erfolgreichem Import erscheint eine Bestätigungsmeldung.

Wichtig:
Nach dem Import solltest Du die Volltextsuche neu aufbauen. Gehe dazu zu: Profit → Einstellungen → Volltextsuche → Alle aufbauen

Die Landesrichtpreise Südtirols stellen ein offiziell festgelegtes Preisverzeichnis dar, das regelmäßig vom Landesamt für Hochbau und technisches Dienstleistungswesen veröffentlicht wird. Es enthält Standardpreise für Bauleistungen im Bereich Hochbau, einschließlich Materialkosten, Arbeitsleistungen und Geräteeinsatz. Diese Preise dienen als Orientierung für öffentliche Ausschreibungen, Kostenkalkulationen und Angebotsvergleiche im Bausektor Südtirols. Die Landesrichtpreise fördern Transparenz, Vergleichbarkeit und Fairness bei Bauprojekten. Die Preise aus dem Landesrichtpreisverzeichnis Südtirol und Trient können direkt ins Programm eingelesen werden. Siehe dazu die Anleitung für den Import der Richtpreise.

Bei einem Beleg (z. B. Rechnung) ist die Kopfzeile der obere Bereich des Dokuments, und die Fußzeile ist der untere Bereich. Beide enthalten wichtige Informationen, die für die rechtliche Gültigkeit und die Übersichtlichkeit des Dokuments notwendig sind. Kopf- und Fußzeilen können angepasst werden unter: Profit →Einstellungen → Projektverwaltung → Kopf-/Fußzeilen

Die Mahnung wurde fälschlicherweise erstellt und muss im Programm storniert werden.
Bitte storniere die Mahnung unter den Debitoren, klicke die Rechnung an und unter: Menüpunkt "Jobs" → "Mahnung stornieren"

Mahnungstexte sind standardisierte oder individuell formulierte Texte, die verwendet werden, um einen Kunden auf eine überfällige Rechnung hinzuweisen. Sie erscheinen in Mahnungen, die manuell unter Debitoren im shm profit erzeugt werden – gestaffelt in mehreren Mahnstufen. Die Mahnungstexte können im shm profit individuell angepasst werden unter: Profit → Einstellungen → Debitoren → Mahnungstexte

Positionsimport ermöglicht es, Eingangsrechnungen von Lieferanten direkt in die entsprechenden Aufträge und Baustellen zuzuweisen und einzutragen. Dadurch wird der Prozess der Rechnungserfassung automatisiert, Fehlerquellen reduziert und eine transparente Kostenkontrolle gewährleistet. So lassen sich Material- und Leistungskosten schnell und präzise den jeweiligen Projekten zuordnen. Die genauere Anleitung findest Du hier.

Bei elektronischen italienischen Rechnungen (Fattura Elettronica) ist die korrekte Angabe von Länderkürzeln und Provinzen essenziell, da sie für die eindeutige Identifikation des Empfängers und die steuerliche Zuordnung erforderlich sind. Fehlerhafte oder fehlende Angaben können zu Ablehnungen durch das Sistema di Interscambio (SdI) führen. Hier ist zwei ausführliche Liste der offiziellen Kürzel für Länder und italienische Provinzen.

Länderkürzel Digitale Rechnungen

Liste Italienische Provinzen

GSE steht für Gestore dei Servizi Energetici, eine staatliche Stelle, die u. a. für die Förderung erneuerbarer Energien zuständig ist. Rechnungen an den GSE müssen im elektronischen Format über das Sistema di Interscambio (SdI) erstellt und übermittelt werden. Unter diesen Link findest Du die Anleitung zur Archivierung der GSE-Rechnungen.

Italienische Mehrwertsteuerschlüssel müssen im System korrekt angelegt werden, um die richtige steuerliche Behandlung in der elektronischen Rechnung sicherzustellen. In Profit erfolgt dies unter Stammdaten > Sonstige Stammdaten > Steuerschlüssel, wo über das Plus-Symbol (+) ein neuer Schlüssel erstellt wird. Hier die Liste verschiedener Mehrwertsteuerschlüssel.

Seit dem 1. Juli 2022 ist es gemäß Gesetzesdekret Nr. 146/2021 verpflichtend, ausländische Ein- und Ausgangsrechnungen elektronisch über das SDI-System zu erfassen – eine Ergänzung in Papierform oder die Ausstellung von Eigenrechnungen in Papier ist nicht mehr zulässig. Dies betrifft insbesondere innergemeinschaftliche Erwerbe und Dienstleistungen sowie Leistungen aus Drittländern (mit Ausnahme von Zollbelegen). Nachfolgend findest Du eine Anleitung zur Erstellung einer solchen Eigenrechnung im Portal: Kurzanleitung Eigenrechnung Ausland

Die Protokollierung digitaler Eingangsrechnungen erfolgt durch die Eingabe der Buchungsdaten im Rechnungsportal. Sie ist erforderlich, um Reverse-Charge-Rechnungen vollständig und gesetzeskonform zu archivieren. Die nötigen Buchungsinformationen stellt die Buchhaltung zur Verfügung. Eine genaue Anleitung zur Protokollierung findest Du hier.

Solltest Du die Rückmeldung "Recapito impossibile" bekommen, so ist zwischen Privatkunden und Firmenkunden zu unterscheiden: a) Privatkunden: Da die Agentur der Einnahmen die Rechnung an Privatkunden nicht zustellen kann, ist die Meldung in Ordnung und die Rechnung wird ordnungsgemäß gesetzeskonform archiviert. b) Firmenkunden: Die Rechnung konnte von der Agentur der Einnahmen nicht zugestellt werden. In diesem Fall muss die Rechnung als PDF per PEC mit folgendem Vermerk zugesendet werden: “Im Anhang senden wir Ihnen die Rechnung als PDF. Die Rechnung wurde ordnungsgemäß digital versendet und im Casetto fiscale der Agentur der Einnahmen hinterlegt.”

Nach dem Erstellen der digitalen Rechnung wird diese noch vor dem Versenden auch vom SdI (Sistema di Interscambio) überprüft. Bei formellen Mängeln wird diese nicht versendet und in shm Profit erscheint im Feld Status die Meldung "Fehler Upload" oder "SCARTATA". Öffne unter 9-Dokumente > XML-Historie die Datei Statusmeldungen.txt, korrigiere die Rechnung laut Beschreibung und gehe erneut auf digitale Rechnung erstellen.

Steuernummer mit IT8... oder IT9... (z.B. Kondominien und Vereine)
Trage Steuernummern die mit 8 oder 9 beginnen nur im Feld Steuernummer ein und auf keinen Fall im Feld MwSt.-Nr. Im Normalfall bleibt bei Kondominien und Vereinen das Feld MwSt.-Nr. leer. Falsch eingetragene Steuernummern werden von der Agentur der Einnahmen auf SCARTATA gesetzt, können ausgebessert und mit derselben Nummer nochmal versendet werden. 

Hinweis öffentliche Rechnungen (CIG & CUP) 
Wenn bei öffentlichen Rechnungen ein CIG oder CUP vergeben wurde, dann ist auch das Feld ID-Documento Pflicht. Dieses Feld muss die Auftragsnummer oder Protokollnummer enthalten. Sollte beides nicht vorhanden sein, schreibe in dieses Feld einfach Deine Rechnungs- oder Auftragsnummer.

Grundsätzlich muss jede Rechnung innerhalb von 12 Tagen ab Rechnungsdatum an das SdI (Sistema di Interscambio - Agentur der Einnahmen) gesendet werden. Bei formellen Fehlern (SCARTATA) ist die korrigierte Rechnung mit ursprünglichen Rechnungsdatum und Nummer innerhalb von 5 Tagen nach Ablehnung neu zu versenden. Bei Nichteinhaltung der 12 Tage für die Versendung bzw. 5 Tage für die Korrektur, sieht die Agentur der Einnahmen Strafen von 250 Euro pro Rechnung und bis zu 180% der geschuldeten MwSt. vor.

Die Agentur der Einnahmen hat klargestellt, dass als Rechnungsdatum, das Datum des letzten Lieferscheines angeführt werden kann. Um Komplikationen mit der fortlaufenden Rechnungsnummerierung zu vermeiden, empfehlen wir jedoch als Rechnungsdatum den letzten Tag des Monats anzuführen und die Rechnung im selben Monat an die Agentur der Einnahmen zu übermitteln. Noch ist unklar ob auch in diesem Fall bis zum Versenden mehrere Tage vergehen können.

Bei Rechnungen an den Sanitätsbetrieb werden zusätzlich zu den Feldern CIG, CUP und ID-Documento, eine Auftrags-/Bestellnummer mit Datum und einem Kodex Konvention (Codice Commessa Convenzione) verlangt. Diese Felder findest Du beim Erstellen der Rechnung in shm Profit im Register 11-E-Rechnung.

Verlangt ein öffentliches Amt, dass die Rechnung mit Split Payment (Scissione dei Pagamenti) ausgestellt werden muss, müssen folgende Schritte befolgt werden: In shm profit werden im Rechnugnsbeleg alle Positionen mit dem geforderten MwSt.-Satz eingegen. Sobald alle Rechnungszeilen eingetragen wurden, muss mit dem kleinen Plus (+) rechts oben eine neue Position mit der Art „E-Bruttoabzug“ eingegeben werden. Es erscheint die Berechnungsübersicht mit Split Payment und die Rechnung kann versendet werden.

In shm profit werden unter 3-Positionen auf der Rechnung die Rechnungszeilen mit dem geforderten MwSt.-Satz eingegeben. Sobald alle Rechnungszeilen eingetragen wurden, muss mit dem kleinen Plus (+) rechts oben eine neue Position mit Art „E-Bruttoabzug“ eingegeben werden. Es werden nun automatisch fünf neue Zeilen eingefügt. In der fünften Zeile in der Spalte „Identnummer“ muss nun nur noch mit Mausklick anstell von "Split Payment" der Wert „ritenuta“ ausgewählt werden und und die Rechnung kann elektronisch versendet werden.

Bevor ein neuer Mitarbeiter für die App freigegeben wird, müssen Lohn und Leistung zuerst angelegt werden. Die genaue Anleitung dazu findest Du unter folgendem Link:

Nach der Freischaltung für die Zeiterfassungs-App kann der Mitarbeiter sein Konto ganz einfach über sein Smartphone aktivieren. Wie das geht, erfährts Du hier:

Um Bilder in Originalgröße zu senden, öffne die App und tippe oben links auf das Menü. Wähle anschließend den Punkt „Einstellungen“ aus. Tippe dann oben rechts auf „remags.work“ und scrolle ganz nach unten. Dort findest Du die Option „Bildgröße beibehalten“. Aktiviere diese Option und speichere die Einstellung, um Bilder künftig in voller Größe zu versenden.

Um einen Export für EdilConnect durchzuführen, öffne die WebApp und gehe im linken Menü auf „Zeiterfassung“. Klicke dann oben rechts auf „EdilConnect Export“. Wähle links den gewünschten Datumsbereich aus. Auf der rechten Seite kannst Du nun die Mitarbeiter markieren, deren Stunden Du exportieren möchtest. Klicke anschließend auf „Export“. Die Excel-Datei mit dem Namen „Presenze.xlsx“ wird automatisch heruntergeladen. Falls der Button „EdilConnect Export“ bei dir nicht sichtbar ist, kontaktiere uns bitte – wir schalten dir die Option gerne kostenlos frei.

Um die Arbeitszeiten für das Lohnbüro zu exportieren, öffne die WebApp und gehe im linken Menü auf „Zeiterfassung“. Klicke anschließend oben rechts auf „Export Zeiterfassung“. Wähle links den gewünschten Datumsbereich aus. Rechts kannst Du die Mitarbeiter markieren, deren Stunden exportiert werden sollen. Klicke dann auf „Export“. Die Datei „Export.zip“ wird automatisch heruntergeladen und enthält alle notwendigen Daten für das Lohnbüro. Falls der Button „Export Zeiterfassung“. bei dir nicht sichtbar ist, kontaktiere uns bitte – wir schalten dir die Option gerne kostenlos frei.

Um Auswertungen zu exportieren, öffne in der WebApp links im Menü den Bereich „Auswertungen“. Wähle dort eine beliebige Auswertung aus, die Du exportieren möchtest. Klicke oben auf den Download-Button und wähle das gewünschte Exportformat – Excel, CSV oder PDF – aus. Die ausgewählte Auswertung wird dann im gewählten Format heruntergeladen.

Um Deinem Kunden vor Ort einen Bericht der geleisteten Arbeiten zu zeigen, die mittels Zeit- und Materialerfassung gebucht wurden, navigierst Du in der App im Menü auf „Auftragsberichte“. Nach Auswahl des gewünschten Auftrages wird der gesamte Inhalt zur Kontrolle aufgelistet. Nach der Speicherung klickst Du unten auf „Bericht“ und erhältst ein vorzeigbares Dokument, welches vom Kunden direkt auf Deinem Smartphone unterschrieben werden kann und direkt als PDF-Dokument im Auftrag abgelegt wird.

Navigiere in der WebApp auf den Menüpunkt „Abrechnung  → Fakturierbare Posten“. Links werden Dir alle Kunden aufgelistet, wo offene bzw. noch nicht fakturierte Arbeitsberichte vorhanden sind. Bei Auswahl eines Kunden werden auf der rechten Seite genau diese Arbeitsberichte angezeigt. Zu verrechnende Arbeitsberichte kannst Du hier markieren. Mit einem Klick auf „Proforma Rechnung erstellen“ wird eine Zusammenfassung erstellt, wo evtl. noch die Positionen angepasst werden können. Nach Speicherung wird im Menüpunkt „Abrechnung → Proforma Rechnungen“ diese Rechnung gespeichert.

Um Deine Artikel in Warengruppen einzuteilen, damit die Suche noch reibungsloser abläuft, kannst Du in der WebApp im Menüpunkt „Stammdaten → Artikel → Warengruppen“ diese Warengruppen anlegen. Danach wechselst Du auf den Menüpunkt darunter „Ausgewählte Artikel“, wählst oben eine Warengruppe aus und fügst im unteren Bereich die verschiedenen Artikel mit dem Plus-Symbol (+) dieser Gruppe hinzu. Zum Speichern das Speicher-Symbol neben der oben ausgewählten Gruppe anklicken.

Das Zubehör für Deine Maschinen legst du im Menüpunkt „Stammdaten → Maschinen → Zubehör“ an. Im Menüpunkt „Maschinen“ darüber kannst Du den Maschinen nun das passende Zubehör, was zur Auswahl später vorgeschlagen werden soll, zuweisen. Einfach die Maschine bearbeiten und ganz unten bei „Zubehör“ die gewünschten Positionen auswählen.

Damit in der Mitarbeiterauswertung „Monats Stundenliste“ die Überstunden und Normalstunden richtig differenziert werden, kannst Du im Menüpunkt „Stammdaten → Personal → Arbeitszeitmodelle“ verschiedene Modelle festlegen. Mit Klick auf „+ Neues Arbeitszeitmodell“ hinterlegst Du den Namen z.B. 40-Stunden-Woche. Nach dem Speichern klickst Du unten auf die Vorlage und kannst nun rechts genau definieren an welchen Tagen wie viele Stunden als Normalstunden aufgelistet werden sollen. Daraufhin wechselst Du auf den Menüpunkt „Personal“ darüber und weist den Mitarbeitern das passende Arbeitszeitmodell zu.

Im Menüpunkt „Planung → Fehlzeiten“ kannst Du in einer Kalenderansicht Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit uvm. eingeben. Mit Doppelklick in eine Zelle öffnet sich ein Fenster, wo Grund und Zeitraum für die Fehlzeit ausgewählt werden kann.